• Alejandro Villavicencio

10 recomendaciones para que tu evento virtual sea un éxito

Updated: May 18

Los eventos virtuales se han tomado todos los canales de transmisión de cada red social que existe.

La norma de todo evento ahora se ha trasladado a los nuevos medios de comunicación, no solo debido a la pandemia, sino también debido a su versatilidad y eficiencia de este formato. Los eventos virtuales poseen varias ventajas por sobre los eventos presenciales, a continuación presentamos algunas de ellas:

  1. Pueden realizarse desde cualquier parte del mundo.

  2. No tienen un número limitado de participantes, pueden contar con cientos de participantes.

  3. Pueden presentarse en diversos idiomas al mismo tiempo.

  4. Tienen un costo menor que los eventos presenciales.

  5. Fortalecen el engagement de las audiencias de los canales digitales.

  6. Tienen el potencial de generar potenciales clientes.

  7. Aporta interés alrededor de las organizaciones, empresas o causas.

Un evento virtual puede tener muchos formatos como seminarios web, demostraciones de cualquier tipo, stream de videojuegos, clases magistrales, paneles y entrevistas. Incluso, muchas organizaciones y empresas han optado por ampliar su alcance y realizar eventos a mayor escala como ferias comerciales, conferencias y reuniones empresariales.

Es importante recordar que el formato del evento debe estar alineado con el objetivo que buscamos promover y con las audiencias que hemos priorizado para cumplir con este propósito. Por ejemplo, si tu objetivo es difundir en medios de comunicación un informe, una causa o un nuevo servicio, debes buscar un formato que te permita tener un espacio específico

En este artículo encontrarán 10 tips y recomendaciones al momento de realizar un evento online.

Recomendaciones para eventos virtuales 1. Asiste a otros eventos

1. Asiste a otros eventos virtuales y toma notas para que puedas analizar los elementos para cuando tengas que organizar el tuyo.

El primer paso para crear eventos en línea es asistir a otros eventos digitales que tengan el mismo enfoque que tu marca. Una vez dentro, se deberá tomar nota de todos los pro y contras de cada evento, esto nos ayudará a tener una idea sobre los errores y las fortalezas de estos eventos. El reflejo de lo aprendido será importantísimo para trazar el rumbo de nuestras propias transmisiones.


2. Establece un equipo de trabajo

Aquí es donde empezaremos a crear la estructura de nuestro evento online. Definir a nuestro equipo técnico y el rol que cada persona será el eje fundamental para que el evento tenga éxito. Es importante darle todo el peso de funciones a cada responsable y profesional de cada área; diseño, logística, equipo técnico, anfitrión de evento y encargados de comunicación. Las fortalezas de cada persona en el equipo serán las que determinen las maneras de solventar cualquier problema sobre la marcha del evento.


Recomendaciones para eventos virtuales 3. Elige el formato del evento

3. Elige el formato del evento

Los formatos para un evento en línea son muy importantes porque de ello dependerá el flujo de comunicación con tu audiencia. A continuación presentamos algunos formatos para que puedas seleccionar el que mejor se adapte a tus necesidades.

  1. Presentador único. Un presentador comparte sus ideas o consejos.

  2. Presentadores duales. Dos presentadores pueden ayudar a informar e involucrar a la audiencia desde diferentes perspectivas.

  3. Panel. Un grupo de expertos comparten su opinión, criterios o hallazgos en exposiciones cortas.

  4. Preguntas y respuestas. Este formato permite que el público genere preguntas para que el orador principal las conteste.

  5. Entrevista. Entrevista a una figura pública, un miembro destacado de tu comunidad o un experto sobre algún tema relevante para tu empresa, marca, organización o causa.

  6. Demostración de productos. Si estás promocionando un producto, puedes llamar la atención de tus audiencias a través de producir un tutorial de cómo utilizar tu producto o de la efectividad del mismo.

  7. Preguntas Libres. Este es un formato abierto al público que busca un nivel de interacción continua y sin pausas. Este formato generalmente se utiliza en las sesiones en vivo espontáneas.


Recomendaciones para eventos virtuales 4. Asegúrate de contar con todo el equipo necesariota

4. Asegúrate de contar con todo el equipo necesario

Antes de transmitir debemos comprobar que todos los equipos tecnológicos funcionen de forma adecuada. De la misma manera, debemos asegurarnos que cada miembro del equipo tiene claro su rol y conoce el protocolo para atender cualquier eventualidad.

Es importante recordar que todo el peso del evento cae en las manos técnicas y debe existir un nivel de experiencia para realizar una transmisión con altos estándares.


Recomendaciones para eventos virtuales 5. Elige la plataforma adecuada

5. Elige la plataforma adecuada

***NO EXISTE UNA PLATAFORMA PERFECTA QUE SE ADAPTE A TODAS NUESTRAS NECESIDADES***

Pero te dejamos algunos consejos que te pueden ayudar a seleccionar la mejor solución para tu evento.

  1. Busca las plataformas que se están utilizando en otros eventos y apunta sus características.

  2. Evalúa los pros y los contras de cada una de acuerdo a las características de tu evento. Es importante que contemples en este análisis la capacidad de las salas, las funciones de registro, grabación y conexión con otras plataformas.

  3. Si eliges una plataforma que necesita una licencia, no olvides destinar un presupuesto para la herramienta.

Las opciones de plataformas de pago más óptimas para realizar un evento son: HeySummit, Remo, Hopin, Zoom, GoTo, Adobe Connect, Google Meet, ON24, Webex.

Las opciones de plataformas independientes para realizar eventos y transmisión directa son: Jitsi, StreamYard, ooVoo, 8x8Meet, BlueJeans, Join.me


Recomendaciones para eventos virtuales 6. Guiar a los panelistas antes del evento

6. Guiar a los panelistas antes del evento

Los eventos con varios panelistas tienden a ser un pequeño caos al momento de una transmisión en vivo. Esto puede solventarse con una correcta guía a los participantes. Lo más recomendable es darles consejos (no instrucciones) de cómo su presencia y manejo de la plataforma de reunión pueden ser vitales para la transmisión, por ello es necesario que se realicen pruebas y ensayos con todos los materiales a presentar.

El día del evento es un requisito fundamental que los panelistas o expositores se conecten de 30 a 15 minutos antes del evento, mantengan su cámara encendida, revisen si su conexión de internet es estable y prueben sus micrófonos.

Recomendaciones para eventos virtuales 7. Soluciones instantáneas

7. Soluciones instantáneas

Algo que debe tener en cuenta un equipo es que cualquier cosa puede ocurrir en medio de una transmisión. Normalmente suelen sumarse nuevas “ideas” y deben solucionarse sobre la marcha. Se recomienda que todo el equipo que trabaja en el evento esté muy consciente de esto.

Si el diseñador tiene que cambiar algo, el equipo en el software debe moverse lo más rápido que el o la presentador/a para cambiar o agregar una nueva escena, el host deberá guiar al público para que su atención esté fuera del evento por unos segundos o que la plataforma de recepción del evento se caiga. En el último caso deberemos desconectar y volver a la transmisión lo más pronto posible.

*No se desesperen que el equipo de comunicación debe tener un plan B como una edición post evento para colgar en las redes y que este se convierta en el producto final de la plataforma.

Recomendaciones para eventos virtuales 8. Imprevistos con formatos de reproducción

8. Imprevistos con formatos de reproducción

Este punto es vital al momento de contar con un vídeo o animación que será presentado en un evento o transmisión sencilla. Debemos tomar en cuenta que la plataforma de reunión y nuestro software de transmisión tengan compatibilidad de audio y video al momento de transmitir el producto audiovisual. En el caso de Zoom deberemos tener en cuenta que no podremos transmitir el mismo producto con dos canales de audio y video para un mismo propósito. Esto se convertirá en un enorme problema al momento de captar cualquier presentación a una plataforma o red social. En este caso se tomarán dos acciones por parte del equipo técnico

Tener una transmisión continua desde la plataforma de reuniones y controlar todo desde un software.

Lanzar toda la transmisión desde la plataforma y darle toda la atención del producto a proyectarse a los interesados en la marca (en este caso a los panelistas e invitados.)

Si hubiese problemas técnicos que no permitiesen la correcta proyección del producto audiovisual el equipo de comunicación deberá dar una instrucción a la/el presentador/a para que los invitados al evento puedan entrar a las redes de la marca y ver el video (anteriormente liberado por el host de la plataforma)

No podemos predecir qué podría salir mal, por lo tanto, tener un contenido de respaldo será crucial para guardar la fecha.

Consideremos tener algunas notas adicionales de: hechos interesantes, historias, noticias, etc., o incluso pre grabar algunos videos, para que puedas mostrar todo el contenido durante tu evento.


***Debemos recordar que la prioridad de un evento en vivo siempre serán los dueños de la marca y tenemos que darle lo mejor que esté a nuestro alcance***


Recomendaciones para eventos virtuales 9. El evento debe probarse una y mil veces

9. El evento debe probarse una y mil veces

En las transmisiones en vivo es muy importante que los insumos mostrados al público no tengan ningún fallo de diseño, ortografía o formato de producción. Para evitar estos problemas se recomienda hacer más de 6 pruebas de stream y lectura de guión. Las personas vinculadas al equipo responsable deberán revisar los momentos de carga, las transiciones de pantalla a pantalla, lectura de guión y definición de diseño de producción y la correcta conexión a la plataforma de transmisión. El equipo técnico debe tomar en cuenta que el software para el manejo de cualquier plataforma cuente con un espacio individual para cada escena que conlleve el evento.

  1. Cuenta regresiva.

  2. Imagen del evento.

  3. Imagen de los panelistas.

  4. Claquetas de presentación con correcto nombre y cargo.

  5. Correctas entradas y salidas de canales de audio.

  6. Estabilidad en tiempos de carga y transiciones.

  7. El uso de cámaras virtuales para la transmisión de productos audiovisuales.

Este también es un buen momento para evaluar el ruido, la luz y la conexión a Internet.

Se recomienda enviar pautas, recomendaciones y consejos a los oradores. Es super importante que cada persona que presenta sepa qué puede hacer, por cuánto tiempo y cómo puede hacerlo mejor.


Recomendaciones para eventos virtuales 10. Documenta tu proceso

10. Documenta tu proceso.

Si deseas optimizar tu evento en el futuro, documentar tu proceso es una excelente manera de hacerlo.

  1. Haz una lista de tareas pendientes o una plantilla de gestión de proyectos.

  2. Realiza un seguimiento de sus fechas, temas y oradores en un calendario editorial para saber qué está sucediendo y cuándo.

  3. Además, haz una lista de tareas pendientes que incluya todas las tareas que realizas, en cada etapa.

Organizarse hará que sea mucho más fácil duplicar lo que funciona y ajustar su proceso a la perfección.


CONCLUSIONES

  • Lo más importante para que una transmisión en vivo sea exitosa es la comunicación dentro del equipo; si cada uno de los integrantes del equipo saben que pueden contar con el equipo los problemas que surgen se pueden solucionar con una mejor eficacia.

  • Consultar todos los posibles inconvenientes que cada plataforma de streaming posee para usar la que se ajuste a los requerimientos del evento.

  • Es muy importante investigar y conocer acerca de cómo funcionan los eventos en línea, porque las plataformas cambian según el avance tecnológico.


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